3 заметки с тегом

библиотека РСС

Бот Большой библиотеки

3 сентября, 21:37

В июне я писала про Большую библиотеку Контура. По-тихоньку библиотека растет, читателей становится больше, а значит больше времени нужно тратить библиотекарю, чтобы всем этим заниматься. Мы с Катей Пайль сделали бота в Телеграме, который многое упросил. Но сначала стоит вспомнить, как мы жили до бота.

Жизнь до бота

Что делают читатели

  • Берут книги.
  • Встают в очереди за книгами.
  • Заказывают новые книги.
  • Заказывают доставку книг в другие офисы Екатеринбурга, и возвращают оттуда прочитанное.

У библиотекарей чуть сложнее

  • Библиотекари ежедневно записывают книги на читателей и наоборот в гуглотаблице. Читатели сообщают о том, что взяли, на специальном листочке, а что сдали лежит на отдельной полке со стикерами «от кого». У читателей нет доступа редачить гуглотаблицу. Это сделано сознательно: в таблице легко что-то сломать, и информация станет неактуальной. Поэтому мы старательно переписываем ручками всю инфу с бумажных носителей.
  • Библиотекари записывают читателей в очереди.
  • Если книга освободилась, а ее кто-то ждал, библиотекари пишут читателю, что книгу можно забрать.
  • Упаковывают и отдают на переправку книги для читателей из других офисов.
  • Составляют список книг для покупки, заказывают книжки, а потом записывают их в гуглотабличку. Шлют письма ожидающим читателям о том, что книга появилась.
  • Шлют письма должникам — сейчас их около 50. Каждому надо написать, какие книги на руках, куда их сдавать. Некоторым читателям приходится писать несколько раз, потому что не все отвечают на письма и не все сдают книги сразу.

Это все адов труд. Адов — потому что формально должности библиотекаря нет, библиотекой заняты ребята, у которых свои проекты и своя работа. Все на чистом энтузиазме и желании сделать хорошо.

Что можно было бы автоматизировать

  • Запись книг на читателя. Чтобы не библиотекарь делал это руками, а читатель со своим логином-паролем.
  • Запись в очередь за книгой. Чтобы читатели делали это сами.
  • Уведомление о том, что книга освободилась, с инфой, где брать книгу. А в случае с читателем из другого офиса это письмо с вопросом, нужно ли переслать книгу. Иногда, когда подходит очередь, читатель из другого офиса может сказать, что книга уже не нужна, купил, или же заберет сам из офиса на Малопрудной, не хочет ждать доставки.
  • Уведомления библиотекарям, что книгу надо переслать. Когда попросил читатель из другого офиса или освободилась книга для такого читателя.
  • Уведомления должникам, что книги пора сдавать. Это самая напряжная работа, которая занимает дико много времени.
  • Автоматическое формирование таблицы с книгами для заказа, где указано что просят, кто и когда.

Вот бы у нас был такой сервис 🤔 Но пока его нет, приходится выкручиваться.

Бот в Телеграме

Пару недель назад мы запустили бота. По моим ощущениям все случилось быстро и достаточно небольно :) Катя — просто умничка. С ботом все в разы проще.

В чем помогает бот

Для читателя и библиотекаря возможности разные.

Читатель может

  • Найти книгу простым поиском по автору или названию.
  • Найти книгу по рубрике. Раньше мог только неудобной фильтрацией гуглотаблицы.
  • Отметиться, что он взял книгу. Сам! 😍 Библиотекарю теперь ничего не нужно записывать, все помнит база.
  • Попросить выслать книгу, если читатель находится в другом офисе.
  • Встать в очередь за книгой, которая занята, и выйти из очереди.
  • Посмотреть, что на нем записано.
  • Попросить купить книгу, которой нет.
  • Узнать, где находится библиотека или написать библиотекарю.

Библиотекарь может

  • Записать книгу на любого читателя и обратно — и это сейчас в разы быстрее, чем с гуглотаблицей ❤️
  • Записать читателя в очередь за книгой и наоборот.
  • Посмотреть, кто читает конкретную книгу и стоит за ней в очереди.
  • Редактировать любую книгу: название, автора, рубрику, число экземпляров.
  • Добавлять новые книги.
  • Смотреть, какие книги у конкретного читателя. Раньше можно было только поиском по гуглотаблице.
  • Посмотреть полный список всех должников. Раньше только глазами по всей таблице из 620 книг.
  • Посмотреть читателей, которые скоро уйдут из Контура, но которые не сдали книги. Раньше это было невозможно, так книги уходили вместе с сотрудниками.

Впрочем, вот все команды библиотекаря:

✨ Чертова магия

Бот умный, он дружит со Стаффом, внутренним сервисом Контура, где есть информация о всех сотрудниках. Бот берет из Стаффа логин Телеграма, если он был там указан, и так узнает читателя сразу. Читатель приходит впервые к боту, жмет кнопку «Мои книги» и видит все, что у него на руках — волшебство! ✨

Если бот не узнал сотрудника, он спросит его логин в Контуре, поищет такого в Стаффе, и если найдет, запомнит читателя. Из Стаффа бот знает, в каком офисе работает читатель. Если читатель из другого офиса в Екатеринбурге скажет «Хочу книгу», бот предложит переслать ее читателю.

Из Стаффа мы берем информацию о людях, которые собрались уходить из Контура. Затем пересекаем с теми, у кого на руках книги — получается список ребят, у кого нужно попросить сдать книги, пока не поздно. Этот список получает библиотекарь по команде в боте. Возможно, в каком-то сильно отдаленном будущем это будет происходить автоматом с уведомлением библиотекарю, если кто такой нашелся.

Еще у нас в планах слать автоматом уведомления должникам и кой-чего по мелочи.

Уведомления библиоткарю

Бот шлет библиотекарю уведомления. Например, если кто-то встал в очередь или взял книгу:

Такие уведомления мы выделили совушками, чтобы отделить их от своих запросов боту. Более важные уведомления мы выделили восклицательными знаками, они требуют действий от библиотекаря. Например, если нужно выслать книгу читателю из другого офиса:

Есть и обычные подтверждения действий библиотекаря с галочкой:

В последнем примере красный кирпичик означает, что все экземпляры книги заняты, а всего их пять. У библиотекаря в сообщениях от бота больше информации, ее приходится сокращать и компактно упаковывать. Если знаешь все эти обозначения — это только удобно. Для читателей все сообщения понятные, тексты более подробные.

Интерфейс читателя

Стартовый экран:

Когда читатель нажал кнопку «Мои книги»:

Проектирование интерфейса

В интерфейсе бота не так много средств что-то выделить. В основном жирный текст и отступы. Так что эмоджи иногда спасают, чтобы обозначить структуру. Проектировать бота было интересно и необычно.

Главное, что я поняла:

В бота не стоит наворачивать много возможностей. Если что-то может быть вынесено и сделано где-то еще, не в боте, лучше вынести.

Интерфейс бота не такой уж могучий, чтобы ворочать много сценариев. Нужно четко понимать главную ценность бота и уберегать ее от захламления другими «хотелками». У нас главное — это записать на себя книгу, встать в очередь. Это существенно облегчает жизнь библиотекарю, как бы эгоистично это ни было. Остальное это уже дополнительные возможности.

Мы по-прежнему оставили лист для записи в библиотеке, потому что у кого-то может не быть с собой телефона или даже Телеграма. По ощущениям сейчас половина людей записывается на листочке, а половина самостоятельно в боте. Есть пару моментов, которые могут напрячь читателя или библиотекаря.

Что может пойти не так

Первая проблема
Читатель сидит дома или за своим рабочим местом и начинает записывать книги на себя. А в это время те же книги берет кто-то другой. Или уже взял, ведь кто-то мог отметиться на листочке в библиотеке, а библиотекарь не успел перенести все в базу.

Отсюда правило:

Записывай книгу на себя только тогда, когда ты физически нашел ее в библиотеке.

На самом деле это не такая большая проблема. Если читатель не найдет книгу на полке, он свяжется с библиотекарем и ситуация как-то разрешится. Вторая проблема серьезней.

Вторая проблема
Читатель пришел в библиотеку без телефона, взял книгу и подумал: дойду до рабочего места и запишу на себя книгу. Как бы ни так. Пока идешь на место, уже подумаешь о десяти других вещах, поболтаешь с коллегами и забудешь напрочь.

Отсюда второе правило:

Записывай книгу на себя прямо в библиотеке. Нет телефона с Телеграмом — запишись на листочке.

Уж лучше так, чем никак. Иначе книги теряются, из дома их забывают возвращать.

Одним глазочком

Сейчас я дам ссылку на бота, но вы должны понимать, что только ребята из Контура могут записывать на себя книги и вставать за ними в очередь. Очень надеюсь, что вы не станете ломать бота, подбирать логины сотрудников Контура и все такое. В этом случае нам придется его выключить и огребать. Вы же не злодеи? В боте можно посмотреть, какие книги у нас есть и, пожалуй, все.

Бот Большой библиотеки в Телеграме

Отдельным постом хочу написать, как мы тюнили всякое удобство и понятность для пользователей. Не только бота, всего вокруг библиотеки. Пользователи под боком — исследуй сколько влезет, меняй, проверяй гипотезы :) Это очень увлекательно. Надеюсь, дойдут руки написать.

Большая библиотека Контура

9 июня 2018, 1:08

Я уже писала здесь про библиотеку дизайнеров. Так вот с тех пор многое изменилось.

Если ты из Контура, то первую часть ты читал в постах на Стаффе, можешь немного пролистать :) Пост длинный, картинок много.

Предыстория

В Управлении разработки Контура было несколько библиотек: у дизайнеров, тестировщиков, аналитиков и пару библиотек у разработчиков. Ими занимались разные люди.

В библиотеке дизайнеров сменилось несколько библиотекарей, с июня 2017 года года ей занималась я. Книги могли взять только дизайнеры. Искать книги в оффлайне было неудобно, а в онлайне невозможно.

Первое, что я сделала — разложила все книги в оффлайне по категориям.

Так нужную книгу можно было найти вживую.

Все книги из Блогово я перенесла в гуглотабличку — общим списком и по рубрикам. Костыльно, но книги после этого можно было найти в онлайне.

Еще я какое-то время слала рассылки дизайнерам, вручную сверстанные, ламповые: о новых книгах, о том, что происходит в библиотеке, как можно читать больше книжек, почему полезно делиться отзывами. Рассылки взлетели, книги стали брать, про библиотеку стали говорить, вокруг стали узнавать, что она вообще есть. Моя гипотеза подтвердилась — вокруг библиотеки полезно формировать свое пространство для общения, ребятам понравилось.

Неожиданный поворот

Библиотека дизайнеров начала набирать популярность в массах, книги стали просить разработчики. Это понятно, потому что у нас были книги не только по дизайну, но и по управлению командами, маркетингу, психологии, общению. И тут это дурацкое правило, что книги могут брать только дизайнеры. Если ты разработчик иди в другую библиотеку. А там не факт, что книга есть и что ее вообще купят. Я подумала, что это фигня какая-то, читать должны все, кто хочет, ведь мы все работаем в одной компании. И понеслось.

Мы с Сережей Соловьевым встретились со всеми библиотекарями на Широкой речке, пообсуждали слияние библиотек. Со всеми удалось договориться. А с Виталей Рощупкиным и Катей Пальчиковой мы не только договорились, ребята стали очень помогать во всей организационной движухе. Это бесценно. В одного провернуть все, что было, очень сложно.

Библиотечный сервис

Параллельно с этим было понимание, что должен быть библиотечный сервис, в котором читатели могут искать книги, записывать их на себя, писать и читать отзывы. Такой сервис начинал делать Паша Флягин, поэтому мы взяли эти наработки вместе с Пашей и начали фигачить то, что нам было нужно.

Сейчас сервис все еще пишется. Паше помогают и дргугие ребята. Мы все в надежде, что когда-то он запустится.

Объединение

Мы решили не откладывать объединение библиотек, поэтому договорились об отдельной комнате для книг, и совершили глобальный переезд с переписью всего, что есть.

На фото процесс переезда. На полках временные стикеры с примерными рубриками.

Параллельно мы писали письма нескольким десяткам людей, у кого книги были давно на руках, чтобы узнать, достоверна ли информация, существует ли книга. Много книг было утеряно. Но ничего. Кажется, если сделать удобной запись книги на себя, четко прописать правила, то все должно сработать. У нас гипотеза, что в Контуре книги все же не тащили, просто иногда забывали отметиться, так книги оставались жить у читателей.

Библиотека в оффлайне

В комнате библиотеки мы постепенно наводим уют. Все книги стоят по рубрикам.

Рубрикаторы из пенокартона легко перемещаются при необходимости

У входа есть простенький ноут с открытой гуглотаблицей, в ней можно поискать книги и всяко пофильтровать.

На белых стеллажах у нас стоят книги, за которыми мы следим. Это книги по профессиональной тематике или близкой к ней. Главный критерий, покупаем ли книгу — она помогает развиваться профессионально. То есть книги по психологии, общению, нейронауке там еще будут, а вот про йогу и здоровое питание уже нет.

Читатели отмечают, что взяли, на специальном листочке, я потом заношу это в табличку, которая доступна только библиотекарям.

Пока никакой автоматизации, но читатели рады. Мы даже пересылаем книги в другие офисы. Я договорилась о том, чтобы их отправляли с внутренней почтой, у нас есть такая между офисами.

Читатели сдают книги на отдельную полочку у входа и подписывают свое имя на стикере.

Я кладу книгу на правильную полку и отмечаю в табличке, что книга освободилась.

В библиотеке есть два черных стеллажа для буккроссинга. Там правил нет, читатели берут книги и приносят их из дома, как вздумается. Недавно кто-то принес туда целое собрание Терри Пратчетта.

В дальнем конце комнаты есть уютный уголок, заботливо отгороженный стеллажами. Там ковер, торшеры, кресла с пуфами, небольшие столики.

Иногда уголок используют не по назначению по разным причинам. Мы бдим :) Потому что библиотека в первую очередь для читателей. Если ты никому не мешаешь читать, окей, сиди там с ноутом или пей кофе. Только на книжки не проливай.

Ex Libris

Когда я думала, что должно быть в нашей библиотеке, я не могла пройти мимо этой темы. Свой экслибрис! Мечты сбываются.

Теперь все книги в библиотеке им помечены. Кто не в теме — вот статья в вики.

С наброском для штампика мне помогали советами наши дизайнеры. Итоговый эскиз был сделан на основе идеи Ильи Феофанова.

Социалочка

Вокруг библиотеки нужно формировать информационный фон. Больше слышишь про библиотеку — выше шанс, что возьмешь книгу. Сейчас я уже не шлю ламповые рассылки, это адов труд. К тому же, в Контуре есть своя соцсеть — Стафф. Так что мы создали там сообщество Большая библиотека. Посты пока что придумывать несложно, новостей много. Так выглядит начало поста с вестями:

Между блоками текста и в конце поста вставляю картиночки-разделители, как в этом посте :) Мелочь, а приятно.

Бывают еще посты про новые книги и посты с отзывами. Да, читатели публикуют отзывы. Это прямо радует.

Аватарка у сообщества — Бб. Потому что Большая библиотека. А еще она похожа на школьные прописи. Обучение, знания, книги...

Что читают

Сейчас в библиотеке 580 книг. Какие-то из них в нескольких экземплярах, зависит от популярности. Самая популярная «Пиши, сокращай» Ильяхова. Их у нас 11, сейчас все на руках. Их сдают, но тут же берут.

У нас много читают про психологию, личностное развитие и эффективность. Управление командами, проектами тоже хорошо берут. Книги о дизайне читают не только дизайнеры.

Как работают процессы

Про разную бюрократию не буду писать, это не интересно. Она есть, ее замечают только библиотекари. Тут стараемся тоже оптимизировать, но пока что заказывать книги иногда больно.

У нас 4 библиотекаря. На заказах книг дежурим по очереди. Заказываем все, что просят, если книги по профессиональной тематике. Когда спрос большой, заказываем несколько экземпляров. Следим, чтобы не было больших очередей — это повод заказать еще или спросить с должников книги. Читать разрешаем до 3 месяцев, потом спрашиваем, как дела. В будущем планируем автоматизировать, спрашивать будут рассылки. Писать читателям «когда вернешь» геморно: их много, а значит много писем. Они забывают, как и все обычные люди, даже если очень хотят сдать книгу. Это нормально. И без автоматизации тут печаль.

Каждый день я отмечаю в гуглотаблице, кто что взял и сдал в библиотеке, упаковываю книги на переправку в другие офисы. Не припоминаю дня, чтобы не было книг в ту или другую сторону.

За книгой можно встать в очередь, если она на руках — говоришь библиотекарю, записываем в гуглотаблицу. Чтобы было проще, коммуникации с читателями я замкнула на себе. Считаю, что хорошо, когда не надо думать, кому писать. Поэтому по любым вопросам — ко мне. Дальше при желании можно маршрутизировать.

Чем проще схема взаимодействия для читателей, чем меньше преград, тем больше шансов, что будут читать, задавать вопросы, просить заказать книги.

Общение тоже важно. В постах на аудиторию в 530 человек общаюсь просто, стараюсь сокращать дистанцию, часто пишу на «ты»: решил сдавать — клади на желтую полочку. Это не на внешний мир, только на своих в Контуре, так что здесь так можно. Если это пост с правилами, то инфостиль решает, как нигде. Проще формулировки — легче запомнить, куда нести, как брать.

Прошел год, как началась вся эта история. Я до сих пор живу библиотекой. Идешь домой, а думаешь, что вот эту штуку там можно вот так круто сделать или вот это надо бы тоже. Кое-что интересненькое еще есть в планах :) Рук меньше, чем идей. Но мы продолжаем стараться, не сбавляем темпы.

По постам в бложик заметно, что я маленько исчезла из социального пространства. Это потому что в оффлайне хватает интересного. Но писать хочется. Про интересные штуки надо рассказывать. Как минимум для себя на память. Как максимум — на пользу другим.


Библиотека дизайнеров

21 июля 2017, 19:27

В Контуре есть несколько библиотек, одна из них для дизайнеров. Теперь ей ведаю я: заказываю новые книжки, слежу, чтобы они не терялись, стараюсь, чтобы ребятам читать было в радость. Еще я шлю рассылки о том, что происходит в библиотеке, как читать больше, как легко написать отзыв на книгу и много чего еще. Не все старые процессы побеждены, но я по-тихоньку что-то пытаюсь менять. Всю статистику я веду в гигантских гуглотабличках. Сейчас в библиотеке около 250 книг. Скоро появятся и электронные книги.

Ребятам понравились мои рассылки, в Стаффе, внутренней соцсеточке, посыпались «спасибы»:

Я решила собирать эти рассылки на отдельной страничке пока что у себя на сайте.

В будущем, если будет какой-то контуровский библиотечный ресурс, можно будет поселить их там. В рассылках много ссылок на внутренние ресурсы Контура, которые доступны только сотрудникам, вы уж не серчайте.

Сразу скажу, что с версткой я скорей на «вы», а с версткой писем все куда сложней, в браузере может работать, а в почтовиках нет. Я много времени потратила на то, чтобы в почте это выглядело приемлемо, ничего никуда не уехало.

После рассыльных писем ребята стали обращаться с вопросами, предложениями, приносить в библиотеку свои книги, а кто-то даже написал отзыв :) Хочется, чтобы библиотека не просто существовала, а была живой, вокруг нее что-то происходило, знания шарились, разумное, доброе, вечное множилось. Кажется, это по-тихоньку получается.